De prime abord, on pense que les tâches attribuées aux archivistes ne sont pas compliquées . Pourtant, leur travail requiert un certain niveau de savoir-faire vu que l’entreprise est en perpétuelle recherche de performances. La gestion documentaire est l’un des points clés de la communication interne et externe d’une société. Il est donc, nécessaire d’instaurer un système de gestion de documents (SGD) fiable afin de garantir la bonne circulation d’informations dans l’entreprise. Zoom sur le sujet.
La gestion documentaire : c’est quoi ?
C’est l’ensemble des techniques qui permettent d’assurer la conservation, l’archive, le traitement et la circulation des documents et des informations au sein d’une entreprise. L’élaboration de ce processus permet également d’assurer la disponibilité en permanence de ces documents en vue d’une consultation et d’un traitement collaboratif par le personnel.
Mettre en place une politique efficace de gestion documentaire implique l’innovation dans la façon de travailler à la fois viable et facilement applicable.
Quels éléments considérer dans la mise en place de la gestion documentaire ?
Afin d’assurer l’optimisation de la gestion documentaire, il est nécessaire de tenir compte de certains points. Ce sont :
- l’établissement de l’inventaire de tous les emplacements des documents ;
- l’uniformisation de la structure et de la dénomination des documents (par catégorie) pour faciliter la recherche ;
- la collecte des documents qui doivent encore être conservés et ceux qui sont à jeter (les dossiers anciens ou déjà obsolètes) ;
- l’accord d’autorisation pour les personnes qui peuvent accéder à des documents spécifiques. Ce sera en fonction des droits attribués à chaque collaborateur concerné.
- la détermination des divers pôles qui doivent communiquer avec le système de gestion documentaire.
De quelles manières peut-on procéder à la gestion documentaire ?
Le service chargé de la gestion documentaire joue un rôle essentiel dans la vie d’une entreprise. Il détient plusieurs fonctions à savoir :
Le scanning et l’identification des documents
A l’ère de la digitalisation, la conservation des versions physiques (papier) de documents n’est plus à la mode. Il faut que l’entreprise les scanne afin de les convertir en versions numérisées. Puis, il faut les identifier correctement en fonction de divers critères tels que le type de document, le titre, la date de création, les métabalises…
Le partage de documents
Des centaines voire des milliers de documents peuvent être traités dans le système de gestion documentaire. Grâce à un emplacement centralisé, chaque collaborateur peut librement partager des fichiers avec ses collègues. Adieu aux e-mails qui ne font qu’encombrer la boite courriel.
L’organisation et l’optimisation des flux de travail
Par le biais de l’automatisation d’itinéraires, il devient plus facile de communiquer des documents importants à tous les services de l’entreprise. Cette automatisation porte par exemple sur la diffusion de courrier numérique ou bien la mise en œuvre de commandes optimisant le traitement collectif des documents.
L’enregistrement et l’archivage des documents
Le système de gestion documentaire permet de stocker en toute quiétude les documents pertinents de l’entreprise. L’archiviste est garant de l’intégrité, de l’authenticité et de la disponibilité de ces documents.
Quels avantages l’entreprise peut-elle tirer de la gestion documentaire ?
Une bonne gestion documentaire apporte à l’entreprise une valeur ajoutée considérable. En effet, elle présente beaucoup d’avantages qui permettent d’optimiser le fonctionnement de celle-ci.
L’amélioration de la collaboration
Puisque les documents peuvent être centralisés sur un même emplacement précis, tous les collaborateurs concernés ont la possibilité d’accéder aux documents. Ils peuvent ainsi les partager et les traiter simultanément . Le processus de gestion documentaire inclut également la gestion des versions, ce qui permet à tout collaborateur de vérifier ceux qui ont participé à la modification d’un tel ou tel document. Il peut facilement revenir en arrière pour retrouver l’ancienne version.
Par ailleurs, dans le SGD, tous les collaborateurs peuvent se partager des documents tout en respectant les règles d’autorisation pré-établies. Cela veut dire que l’archiviste a totalement le droit de restreindre l’accès à certains documents sensibles pour préserver leur confidentialité.
La numérisation et l’archivage sécurisés des documents
Le stockage physique de documents engendre des coûts conséquents à l’entreprise : frais d’impression, location de box d’archivage, coût de destruction de papiers obsolètes, etc. Avec la SGD, l’entreprise peut se passer de ces dépenses exorbitantes en faisant recours à l’archivage numérique (stockage sur cloud, mails, scan…). Celui-ci permet également de réduire les risques de perte ou de dommages.
L’optimisation des flux de documents
Avec le nombre grandissant des documents qu’une entreprise doit gérer, elle est contrainte d’organiser efficacement les flux d’informations. Grâce au SGD, les documents peuvent facilement circuler en toute sécurité entre les bons services de l’entreprise en étant intégrés dans un flux de travail automatisé.